Os conteúdos para uma auditoria de Prevenção de Perdas devem incluir:
- Mercadorias Fora de Estoque;
- Mercadorias Fora de sua embalagem original;
- Devoluções para Fornecedores;
- Entregas em domicílio;
- Quebras;
- Tesouraria;
- Recebimento de mercadorias;
- Segurança física das instalações, incluindo equipamentos de combate a incêndios;
- Segurança Alimentar;
- Organização dos Estoques;
- Vigilância Eletrônica de Mercadorias – VEM e Controle de Etiquetagem de Mercadorias;
- Devolução de Clientes - devoluções junto ao atendimento e retorno das mercadorias para o estoque;
- Assistência técnica se houver;
- Indicadores de furto interno e externo;
- Qualquer outra situação que possa gerar perdas dentro de sua empresa.
Como um benefício lateral, este processo pode resultar no fortalecendo de controles em procedimentos existentes porque quando um Auditor de Prevenção de Perdas revisa cada procedimento, ele normalmente poderá melhorá-los se for necessário.
As perguntas de auditoria devem ser específicas com foco em Prevenção de Perdas. Quanto mais simples é a pergunta menos confusa será a sua interpretação pela loja.
Pontuando uma Auditoria
Qual a melhor maneira de pontuar em uma auditoria?
Uma maneira é simplesmente usando “sim” e o “não” nas respostas, gerando assim um percentual de respostas “sim” que irá dar a dimensão das oportunidades que a loja possui e que devem ser corrigidas. Outra maneira é atribuir valor de um ponto para casa questão, sendo que as mais relevantes e geradoras de perdas, devem possuir pesos significativos que reduzam a nota final obtida. Por exemplo, se um Fornecedor/Entregador no momento da conferência da mercadoria no recebimento estiver auxiliando o Conferente, essa entrega poderá ser comprometida então, uma questão de recebimento abordando esse tema é de suma importância, inclusive com o peso necessário na pontuação.
Cuidado com certas questões que poderão levar automaticamente ao fracasso da auditora. Por exemplo, se em auditoria anterior uma questão foi levantada para correção e em sua auditoria atual a mesma situação ainda não foi solucionada, essa falta de cumprimento irá gerar um fracasso, pois se perdeu a credibilidade em razão de nenhuma ação ou consequência ter sido aplicada ao Gestor da loja.
Deve haver um Painel identificando os pontos encontrados e que precisam ser corrigidos nas áreas de circulação interna. Esta é uma parte importante para mostrar aos responsáveis as oportunidades encontradas pela auditoria realizada. É importante também que todas as pessoas saibam sobre as conseqüências a que estarão expostos por faltas encontradas nas auditorias. É nesse ponto onde realmente o apoio da Alta Direção deve se faz a diferença, pois se Ela apóia as conseqüências pelas situações encontradas, a Gestão da Loja entenderá que as ações são prioridades.
Abaixo apresento um exemplo de Matriz de Ação Disciplinar por baixo desempenho na pontuação de auditoria baseado em um calendário trimestral.
Resultados de Auditoria Trimestral Ação Recomendada
Abaixo da pontuação mínima duas vezes consecutivas Advertência Escrita
Abaixo da pontuação mínima três vezes consecutivas Processo de Coaching
Abaixo da pontuação mínima quatro vezes consecutivas Demissão
Embora isto possa parecer agressivo e desmotivador, realmente não é. Se você criou uma auditoria que monitora os processos diários, exigindo disciplinas operacionais, um Gestor de loja que não estiver em conformidade com o exigido, com certeza não está dirigindo uma loja boa. O Diretor Regional será muito consciente, sem o benefício da auditoria, em uma loja que não está com seus resultados da forma como deveria e na maioria dos casos, ele trata de corrigir as questões e demite o Gestor da loja muito antes de a etapa final da Matriz Disciplinar, o que não é benefício algum, pois também não foi dada a devida chance para o Gestor.
Em algumas empresas no mundo esse processo chega a ser utilizado em níveis de vice-presidentes regionais, de acordo com o KPI Regional ou Distrital. Seria bom se aqui também fosse aplicado esse tipo de matriz disciplinar. Ela não é punitiva, ela lhe dá a chance de ajuste e mudança.
